Seis pasos para empezar a colaborar en tu empresa

Tuve la oportunidad de presentar el tema sobre el uso de herramientas de colaboración en el capitulo local de PMI en el sur de la Florida.  Hoy en día hay muchas personas que aun cuando ya estamos en Facebook y/o en Twitter colaborando con amigos y seguidores, todavía no estamos colaborando internamente en nuestras empresas. Por lo cual prepare esta presentación con 6 pasos para poder empezar poco a poco a introducir el concepto de colaboración en nuestras empresas.

6 pasos para empezar a colaborar en tu empresa

 

Paso 1 - Educarte:

1. Busca tendencias en tu industria, casos de éxito, participa en webinars, entiende los factores locales y globales de colaboración.
2. Relación con metodologías de implementaciones rápidas como Agile/Scrum.
3. Comparte la información con otros usando un wiki o Google Docs o en tu portal interno en tu empresa.
4. Busca crear una conversación interna, pero que no sea vía email.

 

Paso 2 - Valida la cultura empresarial:

1. Cada uno de nosotros está gobernado por nuestros intereses propios. Como consecuencia, es imperativo comprender cómo esos intereses propios son representados por medio de valores de la empresa.
2. Tienes que analizar el tipo de cultura para así definir un plan de cambio – ver quiénes son los del clan, los detractores, los auspiciadores, los que aman la burocracia y el status quo.
3. Busca casos de éxito relacionados a tu industria y compáralos con tu empresa e involucra a RRHH para que te apoye con la difusión del mensaje.
4. Demuestra que la colaboración ayudará a RRHH a crear aliados para convencer a tu CEO.

 

Paso 3 - Valida la historia:

1. Busca ejemplos anteriores de fracasos y éxitos.
2. Documenta los resultados en un wiki o Google Docs, busca ideas y comentarios de otros, haz que ellos te ayuden a aprender de lecciones aprendidas.
3. Trata de elaborar métricas y estadísticas de estos éxitos y fracasos.

 

Paso 4 - Metas:

1. Establece metas a base de los tres puntos anteriores.
2. Empieza con una lista de requerimientos, procesos y problemas que puedas resolver.
3. Vincular las metas a los problemas actuales es importante porque ayuda a definir qué es exactamente lo que requiere cambio para ser una empresa colaborativa.

 

Paso 5 - Plan: 

1. Establece un “Project Charter” para definir tu equipo de trabajo – esto es asumiendo que pudiste implementar los 4 pasos anteriores.
2. El “Project Charter” debe incluir no sólo el equipo de trabajo si no también presupuestos, auspiciadores, posibles tecnologías, plan de comunicaciones, plan de capacitación, plan de trabajo, soporte interno de los ejecutivos, cómo vamos a reconocer a los “early adopters” y los “late adopters”, y las metas, métricas y objetivos.
3. Hay que estar seguros del compromiso y de la no aceptación.
4. Hay una diferencia entre los empleados que aceptan el cambio vs los que realmente son parte del compromiso – desde los ejecutivos hasta las secretarias.

 

Paso 6 - Proyecto:

1. Empieza con un piloto o prototipo.
2. Busca aprender de los errores y éxitos.
3. Ejecuta el plan de comunicación y capacitación.
4. Mide constantemente los resultados.
5. Usa herramientas 2.0 para ejecutar el proyecto. Valida la ejecución con evaluaciones internas usando herramientas 2.0.
6. Procura alinear siempre la estrategia con la tecnología a implementarse.

 

Presentacion

Collaboration Tools and the Impact on Project Management

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Listas de Herramientas de Colaboración

Lista de herramientas en wikipidea:

http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_collaborative_software

Mi Lista en Twitter de algunas de las herramientas que sigo:

https://twitter.com/#!/jesus_hoyos/collaboration-tools/members